Créer et gérer un événement

Catégorie de la formation

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stagiaires

En deux mots...

Découvrez la méthode et les outils essentiels de la communication événementielle. Créez, gérez et évaluez efficacement vos événements.

Prochaines sessions

Esprit de la formation

Vos fonctions vous conduisent à concevoir et organiser des événements qui sont l’occasion d’affirmer la volonté, valoriser l’image et le dynamisme de votre collectivité ou de votre institution.

Étape incontournable, la stratégie événementielle vous permettra de définir clairement l’objectif, la cible et les arguments permettant de choisir tel ou tel projet.

L’élaboration et la gestion de l’événement, supposeront une parfaite maîtrise de chaque étape. Tout doit être prévu, orchestré dans les moindres détails afin que le déroulement soit à la hauteur du projet.

Votre expérience et vos connaissances sont alors précieuses et fondamentales.

Avec la présente formation c’est un appui méthodologique solide que vous propose le cabinet Arfos.

Ce programme entend contribuer au succès de votre mission et à l’atteinte des objectifs de votre collectivité.

Objectifs

Créer un événement adapté et percutant
Préparer, gérer et évaluer l’événement
Identifier les enjeux de la communication événementielle

Pré-requis

Occuper une fonction en lien avec l’événementiel

Public Visé

Responsables ou chargés de communication
Chefs de projets événementiels

Méthodologie

Apports théoriques, fiches techniques et support pédagogique
Analyse de cas concrets
Exercices pratiques
Echange

Programme

La stratégie événementielle

Définitions, finalités, enjeux
Analyse de l’objectif, choix de l’événement :
- objectifs et retombées
- différents types d’événements et de cibles
- événements récurrents (leur cycle de vie)

La création de l’événement

Énoncer l’objectif, la cible, les attentes
Définir les axes du projet (finalité, pertinence, opposition)
Décrire le projet (dates, durée, lieux, programme…)
Engager les actions de partenariat (subvention, parrainage…)
Concevoir un plan de communication
Établir le budget

La préparation de l’événement

Définir les étapes organisationnelles et établir des check-lists
Choisir les prestataires, réaliser les cahiers des charges
Définir les rôles et déléguer (qui fait quoi et quand ?)
Préparer le rétro planning
Réaliser un contrôle final (répétition, réunion de coordination du jour J, sécurité)

La gestion de l’événement

Recevoir les intervenants
Superviser l’accueil du public, des invités (VIP…)
Animer et coordonner le déroulement
Gérer les imprévus, les situations critiques
Gérer les relations publiques

L’évaluation de l’événement

Évaluer l’impact :
- recueil des données : avant, pendant, après
- analyse et synthèse
Évaluer l’organisation :
- debriefing
- recueil des difficultés et imprévus
- définition des nouvelles procédures

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