Organiser et gérer une réception : optimisation qualité, coût, sécurité

Catégorie de la formation

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(sur 5) - Pour

stagiaires

En deux mots...

Organisez des réceptions optimales à Paris : maîtrise de la qualité, gestion des coûts, sécurisation des événements. Pour professionnels en relations publiques et communication.

Prochaines sessions

Esprit de la formation

Chargé des relations publiques ou de la communication externe, vous organisez régulièrement des réceptions.

Cocktails, buffets, dîners sont autant d’occasions d’accompagner un événement, d’honorer vos invités, de souligner la fonction publique ou culturelle de votre collectivité.

L’anticipation et l’organisation constituent la clé de voûte de votre action. Vous aurez peut-être à cœur de trouver une formule originale et vous veillerez à vous assurer de la maîtrise des services internes et/ou des partenaires externes.

Par ailleurs, dans un contexte financier de plus en plus restreint, il faudra trouver des solutions d’optimisation des coûts sans remettre en question la qualité et le prestige.

Ainsi dans le respect du cadre légal, il est parfois possible de solliciter les ressources locales, d’envisager des partenariats pour assurer tout à la fois l’image de votre collectivité et la valorisation des savoir-faire et encourager ainsi une dynamique locale.

Le cabinet Arfos, expert depuis près de 25 ans en protocole républicain, relations publiques et gestion d’événements vous propose cette prestation visant à vous soutenir dans votre rôle de “Chef de Projet”.

Objectifs

Anticiper, cadrer la gestion des réceptions
Optimiser les coûts
Gérer les risques

Pré-requis

Occuper une fonction en lien avec l’organisation des réceptions

Public Visé

Chargés des relations publiques
Chargés de la communication externe

Méthodologie

Apports théoriques
Analyse de pratiques
Échanges
Exercices

Programme

Mettre en adéquation l’événement et la réception et optimiser les coûts

Analyse des différents types de réception
Choisir le type de réception le mieux adapté à l’objectif et la demande
Optimiser et personnaliser la réception (coût / qualité)

Gérer la réception

Repérer les différentes étapes de l’organisation
Établir le rétro-planning
Élaborer le budget
Choisir la salle et les équipements
Choisir les mets et vins

Préparer la commande de la réception

Marchés publics : nomenclature de prestations et de services homogènes
Rédiger le cahier des charges incluant les différents détails incontournables de la réception
Étudier les devis des fournisseurs

Sécuriser la réception

Les règles d’hygiène – méthode HACCP
Procès-verbal de la commission de sécurité

Gérer la communication de la réception

Construire le carton d’invitation
Rédiger le menu
Prévoir le plan de table

Préparer la réception

Organiser et préparer la salle, gérer l’art de la table en fonction du type de réception
Organiser les buffets (choix, disposition, décoration)

Gérer le déroulement de la réception

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