Conditions générales de ventes

Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble des relations contractuelles entre :

La SAS Arfos, SAS au capital de 170 000€, immatriculée au RCS de Caen sous le n° 400 360 988 00028, sis au 16 avenue de Garbsen – 14200 Hérouville-Saint-Clair, cabinet conseil et organisme de formation professionnelle, enregistré sous le n de déclaration d’activité 25.14.0107.14 auprès du préfet de la Région Normandie, ci-après dénommée « le cabinet Arfos »,

Et, toute personne morale contractant pour qu’une prestation d’évaluation de la qualité selon le référentiel HAS soit mise en œuvre, ci-après dénommée « l’ESSMS », conjointement dénommées les parties.

Le cabinet Arfos est habilité par la HAS pour réaliser des évaluations de la qualité des ESSMS. Dans ce cadre, il veille au respect du cahier des charges HAS applicable aux organismes chargés de l’évaluation de la qualité des ESSMS, de la norme 17020. Le cabinet Arfos garantit respecter l’ensemble de ses obligations légales, et en particulier celles du Code du Travail.

Article 1 : Accès à nos services

Les prestations dispensées par le cabinet Arfos sont ouvertes à tous, sans condition discriminatoire.

Article 2 : Modalités de commande

Prestation d’évaluation de la qualité : Pour chaque mission, les demandes se font directement auprès du cabinet Arfos, par courrier postal, par téléphone (02 31 43 87 26), par courriel (conseil@arfos.fr).

Toute commande vaut acceptation, sans réserve par le client, des CGV et de l’intégralité de la proposition de prestation d’évaluation de la qualité définie en respect du manuel HAS. La commande n’est définitive qu’à réception par courrier ou par mail de la convention émise par le cabinet Arfos, dûment datée, signée, et avec le cachet de l’ESSMS. Aucune commande orale, ou par simple retour de courriel ne pourra être prise en compte ni engager le cabinet Arfos.

Article 3 : Organisation des évaluations de la qualité

Conditions d’exécution : Le cabinet Arfos adresse une programmation de l’évaluation de la qualité identifiant les évaluateurs mobilisés, les journées d’évaluation sur site et l’organisation des séquences. La programmation doit être datée et signée préalablement par le responsable légal de l’ESSMS concerné. Elle est accompagnée du CV des évaluateurs mobilisés qui seront enregistrés sur la plateforme Synaé.

L’ESSMS s’engage à ouvrir la prestation d’évaluation de la qualité sur la plateforme Synaé avant la mise en œuvre de l’évaluation de la qualité sur site et à mettre à disposition l’ensemble des documents requis. Le cabinet Arfos désigne un membre de l’équipe comme coordonnateur. Durant la visite, l’ESSMS doit faciliter les rencontres et communiquer tous les documents nécessaires.

Le cabinet Arfos a l’obligation d’informer le représentant légal de l’ESSMS et l'(les) autorité(s) compétente(s) des faits mettant en jeu la sécurité des personnes accompagnées. L’ESSMS peut signaler à la HAS, via la plateforme Synaé, tout manquement du cabinet.

Résultats des évaluations : Le rapport d’évaluation reprend l’ensemble des éléments cotés, met en valeur les axes forts et de progrès, et présente une représentation graphique. Au plus tard 1 mois après la visite, l’organisme transmet le « pré-rapport » via la plateforme Synaé. L’ESSMS dispose d’un mois pour rédiger ses observations. Après prise en compte, le cabinet valide le rapport final. Il appartient à l’ESSMS de l’adresser aux autorités de contrôle.

Annulation, abandon ou demande de report :

Du fait du cabinet Arfos : En cas d’évènement indépendant de sa volonté (absence d’évaluateur, problème logistique), le cabinet peut procéder au report sans dédommagement, via une nouvelle convention.

Du fait de l’ESSMS : Annulation sans frais possible jusqu’à 40 jours calendaires avant le début. Passé ce délai, des frais s’appliquent : 1/3 du prix (entre 40 et 21 jours), 2/3 (entre 20 et 9 jours) ou la totalité (moins de 9 jours). Toute demande doit être faite par e-mail.

Article 4 : Obligations du cabinet Arfos

Le cabinet s’engage à ne pas faire appel à la sous-traitance et à prévenir l’ESSMS en cas de suspension de son accréditation COFRAC. En cas de remplacement d’un évaluateur, le CV du remplaçant sera transmis. En cas de non-conformités constatées par le COFRAC impactant les cotations, le cabinet envoie un courrier détaillé à l’ESSMS et à la HAS (contact.evaluation-sms@has-sante.fr). En cas de litige, l’ESSMS peut adresser une réclamation au cabinet. Le COFRAC recommande de ne le saisir que si le traitement par le cabinet n’est pas acceptable.

Article 5 : Obligations de l’ESSMS

L’ESSMS doit respecter les modalités contractuelles, les horaires de programmation, et procéder au règlement. Un comportement respectueux envers les évaluateurs est exigé. L’ESSMS n’est pas autorisé à utiliser la marque d’accréditation COFRAC. Le rapport d’évaluation ne peut être diffusé que dans son intégralité.

Article 6 : Détermination du prix

Le cabinet applique le taux de TVA en vigueur. Les prix comprennent la prestation, la production du pré-rapport, l’analyse des observations et l’envoi du rapport final via Synaé.

Article 7 : Facturation et règlement

Les factures sont émises à l’issue de la mission. Le paiement s’effectue par chèque ou virement (IBAN: FR76 3000 3030 4600 0200 1701 258 / BIC: SOGEFRPP). Tout retard au-delà de 45 jours entraîne des pénalités (taux légal x3) et une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

Article 8 : Protection des données personnelles et confidentialité

Le traitement des données est effectué sous le contrôle de la Direction du cabinet Arfos conformément au RGPD. Les données sont conservées jusqu’à 5 ans après la mission. L’ESSMS dispose d’un droit d’accès et de rectification par courrier ou mail (conseil@arfos.fr). Les données publiques peuvent être affichées en référence sauf opposition de l’ESSMS. En cas de désaccord, une réclamation peut être faite auprès de la CNIL.

Article 9 : Réclamation et appel

La procédure est disponible sur demande à conseil@arfos.fr. L’ESSMS peut contester une cotation via Synaé sous 30 jours après réception du pré-rapport.

Article 10 : Responsabilité

Le cabinet Arfos ne pourra être tenu responsable d’un préjudice financier ou commercial causé par les prestations.

Article 11 : Loi applicable et règlement des litiges

Les relations sont régies par le Code de Commerce. En l’absence de solution amiable, le Tribunal de Commerce de Caen est seul compétent.

Article 12 : Modification unilatérale des conditions générales

Le cabinet peut modifier les CGV à tout moment ; les conditions applicables sont celles en vigueur à la date de signature de la convention.

Article 13 : Contact

Contact : conseil@arfos.fr ou par téléphone au 02 31 43 87 26.